8 dicas simples para melhorar sua gestão do tempo

O tempo é um dos recursos mais escassos na vida moderna — o outro é o dinheiro, como você pode ter imaginado. A falta de um ou de outro leva a situações de estresse que nos impedem de levar uma vida melhor. E já que ganhar dinheiro não é algo que se possa ensinar em um único artigo de blog, darei abaixo 8 dicas de gestão do tempo que vão ajudar a simplificar a sua vida hoje. O resto é com você!

Procrastinação: por que as pessoas perdem tempo?

Antes de começar, vamos parar 2 minutinhos para refletir: por que será que temos a sensação de estarmos sempre correndo atrás do relógio? Por que temos tanta dificuldade em fazer o que tem de ser feito e acabamos estourando prazos ou trabalhando mais do que o devido?

Na minha visão, há pelo menos quatro motivos ou comportamentos que nos levam a procrastinar:

Perfeccionismo: característica mais marcante em alguns perfis de pessoas do que outros, consiste em nunca estar satisfeito com uma tarefa. Em vez de terminar e entregar o que tem de ser feito, a pessoa fica retornando, aparando arestas e, em muitos casos, perdendo tempo com coisas desnecessárias. 

Planejamento exagerado: traço que costuma andar lado a lado com os perfeccionistas, também faz com que as pessoas percam tempo demais antes de iniciar uma tarefa, por sentirem que é necessário calcular e prever cada passo antes. Em casos extremos, a soma de planejamento exagerado com perfeccionismo é tão fatal que a pessoa acaba nem sequer começando a realizar a tarefa por achar que não será capaz. Ou que não tem tempo ou recursos suficientes para ir em frente!

Vício em prazo apertado: na outra ponta, temos aquelas pessoas que gostam de deixar tudo para a última hora. Elas costumam relaxar e protelar até bem próximo do limite antes de partirem para a ação. De certa forma, são viciadas na adrenalina e funcionam bem dando tudo de si em prazos curtos. O maior problema é quando outras pessoas, que dependem dela, não funcionam da mesma maneira.

Tarefas agradáveis: você prefere assistir a mais um episódio daquela série viciante da Netflix ou encarar aquela planilha de custos que está na tua mesa há uma semana? Você não pensa duas vezes antes de aceitar o convite do amigo para aquele choppinho no fim de tarde, mesmo que isso signifique ter de trabalhar algumas horas no final de semana? Não é difícil entender e se identificar com pessoas que preferem priorizar o mais divertido antes da obrigação. O único detalhe é: nunca dá certo! Uma hora ou outra, você vai ter de arregaçar as mangas e encarar a “louça suja em cima da pia”.

Dica 1: Faça um planejamento semanal

Agora que você já identificou as raízes do problema da procrastinação, vamos logo para as dicas de gestão do tempo que vão ajudar a organizar melhor a sua vida.

A primeira e mais simples: faça sempre o planejamento da sua semana. Use uma agenda de papel ou o computador, anote numa lousa ou no calendário do seu celular. Faça como preferir, mas não deixe de planejar sempre as suas tarefas da semana — e ir atualizando e fazendo pequenos ajustes à medida que os dias avançam. 

Lembre-se de sempre colocar a quantidade de horas que irá levar em cada atividade e certifique-se de deixar sempre alguns espaços em branco para imprevistos ou atrasos. Horário de almoço ou café também são compromissos! Deixe sempre esse horário reservado, caso contrário acabará encaixando outras atividades e deixando em segundo plano o almoço. Sem energia, não há compromisso que pare de pé.

Você pode estar se perguntando: “Mas precisa mesmo ser semanal?” “Costumo acordar cedo e já repassar mentalmente tudo o que preciso fazer…” Ou ainda: “que nada, sou precavido, todo início de mês já planejo tudo direitinho para não ter erro!”

Minha dica é: nem tanto lá, nem tanto cá. Planejar as tarefas no início do dia é ruim porque muitas vezes as 8h ou 12 horas que você têm para executar tudo o que imaginou não serão suficientes.

Já pensar a longo prazo e tentar prever o mês todo é tão contraindicado quanto: isso porque é quase certo que haverá imprevistos e mudanças de plano, cancelamentos de reuniões e novos clientes surgindo, e depois de algumas semanas tua agenda já não servirá de nada.

Dica 2: Deixe a mente vazia; faça anotações

Outra maneira muito simples e incrivelmente efetiva de administrar seu tempo com as tarefas que precisa realizar é ter papel e caneta ou um bloco de notas do celular sempre à mão e anotar toda nova demanda que surgir.

Isso porque não adianta confiar no cérebro. Uma hora ele vai te deixar na mão. É como um computador em que você vai salvando e salvando arquivos. Mais cedo ou mais tarde, a memória falha, o sistema trava e parte do que realizou acaba ficando pelo meio do caminho — e outras somem para sempre.

Listas de tarefas — ou to-do lists, em inglês — são utilizadas por diversos profissionais que trabalham com gestão de projetos, de engenheiros a desenvolvedores de software, de professores a donas de casa! 

Anote toda as tarefas que precisa fazer dentro de um certo período de tempo e vá riscando cada uma à medida que realizá-la. É simples e raramente falha.

Dica 3: Transforme seu WhatsApp num bloco de notas

Outra dica de gestão do tempo que costumo dar para meus alunos é o de criar o “Grupo do Eu Sozinho” no WhatsApp.

O procedimento é muito simples: você cria um novo grupo no Whats adicionando uma pessoa próxima, além de você mesmo. Assim que for criado o grupo, avise a outra pessoa que vai removê-la e, pronto, agora você pode “falar” consigo mesmo sempre que quiser e transformar o Whats numa ótima ferramenta para fazer as chamadas “notas mentais”. 

Sempre que tiver uma boa ideia ou se lembrar de alguma tarefa que terá de fazer mais tarde, vá até o grupo e escreva ou grave um áudio para si mesmo. Não deixe para depois. E sempre ao final do dia abra o grupo e transfira para sua agenda ou planner semanal as anotações importantes.

Dica 4: Leva menos de 1 minuto? Faça agora!

Vimos como planejar a sua semana e colocar tudo o que tem de fazer no papel são essenciais para fazer uma boa gestão do tempo. Mas a verdade é que entre tantas coisas que temos de fazer, muitas delas são tão singelas ou pontuais que nem fazem sentido colocar na agenda ou, pior, deixar para depois.

Por isso é que, para todas as tarefas que levarem menos de 1 minuto para serem realizadas, não hesite: pegue e faça na hora em que surgirem.

Serve tanto para pagar aquele boleto no internet banking que está perto do vencimento, para confirmar a participação em uma reunião por e-mail ou mesmo para responder a mensagem do chefe no Whats com um joinha para ele saber que você está ciente.

É o que diz o velho ditado: não deixe para amanhã o que você pode fazer agora. Caso contrário, essas miudezas se acumulam de tal forma que, quando você precisar parar para fazer, gastará muito mais tempo para fazer todas do que se usar essas pequenas brechas de 1 minuto ao longo do seu dia.

Dica 5: Regra do 20/80 ou o Princípio de Pareto

Muito utilizado por matemáticos, administradores, economistas e engenheiros, o Princípio de Pareto mostra que 20% das causas são normalmente responsáveis por 80% dos efeitos ou resultados.

Você pode aplicar esse princípio, também conhecido como Regra do 20/80, para fazer a sua gestão do tempo e das atividades que precisa priorizar ou deixar de lado, buscando melhorar sua produtividade. 

Foque seu tempo e esforço nos 20% de tarefas mais importantes que boa parte dos resultados que espera colher virão dali. Ou ainda: elimine 20% daquelas manias que te atrapalham no dia a dia e verá uma melhora de 80% no restante das atividades.

Fiz isso com meus livros de cabeceira, por exemplo. Costumava comprar novos livros semanalmente e deixá-los todos se acumulando numa pilha que nunca conseguia vencer. De um tempo para cá, deixo no máximo dois livros ali e, sempre que termino um, me permito colocar um novo. 

O resultado? Tenho lido muito mais, mas sempre com começo, meio e fim.

Dica 6: Método Pomodoro, ciclos de trabalho e pausas

Falando em começo, meio e fim, outra dica de gestão do tempo muito eficiente que pode te ajudar é o chamado Método Pomodoro.

Sim, o nome tem tudo a ver com o famoso molho de tomate, mas não vou te ensinar a fazer pizza ou macarronada hoje! 

O Método Pomodoro foi criado por um consultor de negócios italiano chamado Francesco Cirillo. Ele ganhou esse nome porque Cirillo usou um cronômetro ou timer analógico em formato de tomate (já vi alguns desses em formato de maçã também!) para marcar ciclos de 25 minutos para cada etapa da atividade.

Funciona assim: você escolhe uma ou uma série de atividades de fôlego que terá de realizar em uma tarde. Montar uma apresentação de negócios ou estudar para uma prova, por exemplo. 

Ajuste o cronômetro para despertar a cada 25 minutos e então inicie as tarefas. A cada ciclo de 25 minutos — que Cirillo chamou de 1 Pomodoro — faça uma pausa de 5 minutos e vá tomar um café ou distrair a cabeça. Retome então a atividade e inicie um novo ciclo. Faça isso até acabar a tarefa. Se ela levar mais do que 4 ciclos Pomodoro, faça uma pausa maior, de até 30 minutos, e só então reinicie.

A técnica de Pomodoro costuma ser muito útil para trabalhos que exigem foco e tendem a se tornar cansativos se você encará-los sem qualquer pausa.

Dica 7: Matriz de Prioridades de Eisenhower

Se você chegou até esta parte do texto, então prepare-se que vou te dar agora talvez a dica mais importante para melhorar sua gestão do tempo: a Matriz de Prioridades de Eisenhower.

Dwight D. Eisenhower foi o 34º presidente norte-americano, governou o país em dois mandatos entre de 1953 e 1961 e é considerado um dos líderes mais importantes que os Estados Unidos já tiveram.

Antes de se tornar presidente, Eisenhower atuou no Exército norte-americano e foi responsável, entre outros, pelo planejamento da invasão da Normandia, na Segunda Guerra Mundial.

Considerado um verdadeiro mestre na gestão do tempo e dos recursos, Eisenhower adotava uma matriz que dividia as tarefas em dois eixos principais: urgentes/não urgentes e importantes/não importantes.

Os eixos formam quatro quadrantes (Q1, Q2, Q3, Q4), que indicam quando e como as tarefas devem ser realizadas:

Q1 – Urgente, Importante: Priorize esta atividade, faça você mesmo e agora.

Q2 – Importante, Não Urgente: Coloque esta tarefa em sua agenda para fazer depois. Reserve um tempo adequado e certifique-se de realizá-la.

Q3 – Urgente, Não Importante: Delegue essas tarefas para pessoas do seu time e estipule o prazo. Você pode também automatizá-las usando a tecnologia, se possível.

Q4 – Nem Urgente, Nem Importante: Você pode deixar essas para depois, ou melhor ainda, não perder tempo e não fazer.

Experimente adotar a Matriz de Eisenhower no seu dia a dia e garanto que, em pouco tempo, estará conseguindo dar conta das principais atividades, equilibrando-as e realizando-as no momento certo.

Dica 8: O Jarro da Vida, equilíbrio entre as grandes questões e as miudezas

Uma maneira mais lúdica de estabelecer e visualizar as prioridades e, consequentemente, garantir um bom gerenciamento do seu tempo é empregando o que chamo de Jarro da Vida.

O Jarro da Vida é uma espécie de Matriz de Eisenhower, mas em vez de usar papel e caneta ou uma lousa, você vai precisar de um jarro ou pote de vidro transparente e algumas pedras de dois tamanhos: grandes e pequenas.

As pedras grandes equivalem às atividades dos quadrantes 1 e 2 da Matriz de Eisenhower: ou seja, aquelas mais importantes, que você deve fazer de imediato ou priorizar na sua semana.

Já as pedrinhas menores representam demandas menos importantes que podem ser distribuídas entre as equipes, automatizadas ou simplesmente descartadas. 

Garantir que haja sempre um bom equilíbrio entre pedras grandes e miúdas nesse “jarro da vida” é uma maneira visual e intuitiva de perceber como você está conseguindo trazer esse equilíbrio para o seu próprio dia a dia.

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Gostou dessas dicas de gestão do tempo? Já usa alguma delas no seu trabalho e quer dividir com a gente? Escreva abaixo na área de comentários e deixe também as suas dicas!