Gestão do Tempo: o que é e dicas para ser mais produtivo e eficiente

O tema deste post, sobre gestão do tempo, é fruto do bate-papo do professor e CEO da Rock Ensina, Roberto Sachs com o comunicador, publicitário e radialista, Bruno Chamochumbi, em live transmitida no dia 25 de março de 2021.

Assista o conteúdo em vídeo ou leia o texto abaixo 🙂

O tempo como grande aliado e ativo em nossas vidas

Nós vivemos em uma era de recursos escassos, falta de tempo, falta de dinheiro e falta de energia mental, tudo isso faz com que seja ocasionado a impaciência, estresse e intolerância em níveis máximos. Por isso, temos que cuidar do que é essencial em linhas gerais.

No caso do tempo, para que ele se torne um grande aliado e as pessoas parem de lutar contra o relógio, é necessário primeiro diagnosticar como ele está sendo dividido. Depois, mediante o que é mais essencial para sua vida no momento, realizar uma matriz de prioridades que vai ser guia para um planejamento semanal, este que deve ter a reserva de metade do tempo somente para imprevistos.

Há alguns comportamentos que tendem a nos deixar com a sensação de que não estamos sendo produtivos com o tempo que temos, um deles é o de colocar muitos compromissos em um prazo apertado, ou então ser muito perfeccionista a ponto de demorar para realizar tarefas e, o último, gostar de realizar tarefas agradáveis, então o dia passa e só depois você se dá conta de que nada foi feito, apenas postergado.

Além disso, vivemos na era da informação e tecnologia, o que nos proporciona mais de 7.000 estímulos diários diversos e isso faz com que, sem perceber, o rendimento do trabalho e da gestão do tempo em geral seja perdida pela procrastinação, já que, o que deveríamos demorar 10 minutos para fazer, acaba levando horas, em decorrência dessas interrupções sedutoras a todo momento.

Esse é um problema principalmente porque o nosso cérebro é monotarefa e precisa de um início, meio e fim bem determinado das atividades que estamos realizando, sem contar com a necessidade de qualidade, silêncio e concentração para que haja melhor absorção e performance daquilo que estamos fazendo.

Por isso é tão importante realizar uma boa divisão de tarefas, deixar espaços na agenda para momentos de lazer, o que pode incluir a internet no geral, assistir filmes, vídeos, navegar pelas redes sociais, mas de forma que o tempo esteja sendo reservado para aquilo, sem que haja uma fragmentação diária dessas atividades em meio a tentativa de produtividade e trabalho, atrapalhando claramente o flow mental.

Dicas rápidas de gestão do tempo para você colocar em prática agora

1. Lembrar que o feito é melhor do que o perfeito. Comece e, durante o processo, vá ajustando e melhorando.
2. Utilizar aplicativos de celular para uma melhor divisão de tarefas (como Trello, Slack e Google Agenda, por exemplo).
3. Fazer anotações (post-it, planner, bloco de notas, quadro branco).
4. Diminuir o tempo das reuniões diárias para até 20 minutos.
5. Delegar tarefas.
6. Saber renunciar, dizer não.
7. Fazer instantaneamente atividades que podem ser resolvidas em até 2 minutos.

Gerindo bem o tempo: matriz de prioridades

O método-chave da matriz de prioridades é composto por fazer a sua divisão de tempo conforme quatro quadrantes (chamamos de Q1, Q2, Q3 e Q4). O primeiro quadrante deve ser composto por aquilo que é importante e urgente, o segundo quadrante aquilo que é importante, mas não é urgente, o terceiro quadrante aquilo que não é importante, mas é urgente e o último quadrante aquilo que não é urgente nem importante.

Matriz de prioridades para gestão do tempo

Após essa divisão conseguimos enxergar que o Q1 é composto por aquilo que deve ser feito primeiro, o que talvez envolva sacrifícios por ser muito necessário, o Q2 é sinônimo de planejamento prévio, o Q3 está ligado às delegações e o Q4 às renúncias, já que é necessário fazer escolhas para dar conta de tudo.

Lembrando que a matriz de prioridades deve ser realizada conforme as suas pretensões para o momento, conforme o que é essencial e que deve ter um foco e atenção especial. Às vezes, isso está relacionado, por exemplo, ao âmbito profissional, tendo como prioridade assumir um novo cargo ou então ao âmbito pessoal, como passar mais tempo com a família, se dedicar aos relacionamentos, cuidar da saúde.

Só devemos lembrar que é necessário ter muita disciplina para fazer uma boa gestão do tempo, já que quando falamos de tempos de pandemia, ficou ainda mais difícil, no home office, separar os momentos de trabalho, lazer e descanso, e essa divisão é extremamente necessária para manter os 4 pilares que são a base de tudo e que são mantras aqui na Rock, o social, físico, espiritual e mental.

Quando trabalhamos de forma errada ou exagerada, sem método e disciplina, isso se torna o pior dos cenários, pois o nível de produtividade e qualidade despenca, o que acaba gerando ansiedade, problemas emocionais e estresse, que vão cobrar um preço futuramente. Uma boa gestão do tempo faz com que o rendimento, aprendizado e concentração aumentem, sem deixar de lado o cuidado com o físico, os vínculos sociais, a espiritualidade e a saúde mental.

Ou seja, é essencial também priorizar um tempo para a vida pessoal, já que a felicidade, ou estado de mais satisfação, é um ativo efêmero, que precisa ter um tempo para existir e acontecer, pois ela é instantânea, rápida e aparece nas entrelinhas da vida após momentos de sacrifício e esforço. Por isso, é de extrema importância presentificar (estar no tempo presente) a vida e separar o seu tempo para as mais diversas atividades. 

Dicas extras de métodos de gestão

1. Utilizar o método Pomodoro, muito usado para os estudos, que é composto por um ciclo de 25 minutos e intervalo de 5 minutos, feito para sair do campo de ação, e quando der 2 horas contínuas, parar 15 minutos, sair do consciente, fazer atividades contemplativas ou hobbies.
2. Quando falamos de planejamento semanal, deixar a segunda-feira para atividades mais sistemáticas, trabalhos que você já está acostumado, ir para os caminhos que você conhece melhor, por ser o início da semana. No miolo, entre terça-feira e quinta-feira, se concentrar fortemente nas tarefas mais complexas e, por fim, deixar a sexta-feira como um dia para planejar muito bem a próxima semana, para que não se tenha impacto no fim de semana.
3. Fazer a leitura do livro: Scrum – a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo, de Jeff Sutherland